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酒店预订业务系统解决方案

方案概述

酒店预订业务系统是为订房中心、商旅服务公司、 旅行社酒店业务部门推出的一套新型酒店预订业务系统，系统除了传统的后台预订 操作模块外，还引入了当前最新的一些功能模块，代表着当前企业管理软件发展的最新 潮流和思想。如Internet在线预订模块、Call Center模块、传真自动化模块、SMS短消息模块、分销管理模块、CRM客户关系管理模块（客户资料分析、销售分析、商业规则制定、客户关系维护、发掘潜在客户）。强大的功能不仅能帮助订房中心实现预订流程的自动化，而且能轻松自如地处理财务自动化对帐催款，客户分析管理、制订市场营销策略等诸多环节。实现了上一套系统，全面提升订房中心的客服、销售、财务、营销水平，使订房中心在业务不断增长的发展过程中再无瓶颈。

业务特色

  1. 详尽的酒店资料，本系统对酒店有非常详尽的描述，不仅有酒店的基本信息描述，而且对酒店的交通、房型及价格、餐饮、娱乐、服务设施都有专门的 数据库描述。先进的数据库设计保证了客人可以按照各种条件选择适合自己的酒店。同时系统预置了中国各省市9000多家星级酒店的详细信息，便于公司开拓供应商之用。
  2. 融合在线预订和800预订，系统采用B/S结构，前台预订和后台预订界面一致，客人无论是在Internet上预订还是通过电话/传真预订，系统处理过程一致。而且，系统提供了自动转录Internet订单到后台数据库的服务程序，使您的公司无论是采取IDC服务器托管方式，还是自行架设DDN专线方式，还是采取ADSL、ISDN、Modem上网方式，都能实现所有来源订单自动转录到后台数据库，800预订人员在后台预订操作界面统一处理。
  3. 客人可在线自助修改订单和查询订单处理状态，同时客人还可查询自己既往消费记录和奖励记录。
  4. 预订功能强大，客人任何复杂的预订均在在一张订单里完成，简化了预订流程，节约了预订时间。
  5. 可处理多种预订模式，如预留房操作方式和同行代理操作方式。
  6. 强大的分销管理，对于由网站或其他分销渠道进行销售提供良好的分布式处 理以及统计、对帐功能。
  7. 智能化客户资料管理，800预订人员可在接到客人预订电话的同时调出客户的资料及以往定单情况，供工作人员参考，如果是新客户，保存订单时系统会自动识别并保存客户资料。同时系统会对客户的消费进行积分管理。以达到识别客户价值度和维系客户关系的目的。
  8. 传真自动化，整个系统实现了传真自动化，系统生成的订单自动进入传真队列，由后台程序自动发送到酒店，无须人工干预。
  9. 短消息发送。系统自动发短消息通知客人，节省了公司和客户的时间和通讯费用。
  10. 专门的催款对帐模块，由系统根据本月业务数据自动生成给每个酒店的帐单并自动由专门的传真服务器分发催款单给酒店，并能根据佣金回收情况作多次催款。
  11. 严格的权限管理，多级安全的数据控制方法（数据库级，应用级，数据操作级）和各级操作员进行分组授权管理，增强系统的安全性；
  12. 强大的组合统计功能，按自己的需要统计所需数据，既方便又快捷；
  13. 灵活的报表打印工具，打印格式任意设置。
  14. 在线即时沟通工具，客户在自助预订之余可以在线向客服人员直接咨询。
  15. 强大的营销功能，有详尽的客户数据分析和多渠道客户沟通功能。
  16. 业务架构灵活，可按照自身业务流程自行组合系统模块和设定操作方式。
  17. 具备在线支付功能，通过和首都电子商城可实现各种银行信用卡的网上划拨支付。

技术特点

  1. 数据存储采用主流大型数据库Sybase SQL Server，在运行稳定性、安全性和高性能方面有可靠保障。同时也能很好的适应订房中心业务分布式处理的特点。
  2. 软件主体操作模块采用当前流行B/S结构，客户端无须安装任何东西。而且能非常好 地处理多种预订形式(网上预订、800电话预订、以及分销预订)所带来的系统分布问题。
  3. 符合人体工程学原理，界面简洁明了，操作简单快捷。
  4. 跨平台支持，无论是采用Window 2000 Server还是Linux操作系统，均可正常运行，能非常好地适应公司当前系统配置需求。
  5. 分布式集中处理，系统预订模块可广泛分布，真正做到了物理距离和网络连接无关性。 而最终的预订确认采取汇总各预订模块集中处理的方式。
  6. 模块化定制。各部分功能实现采取模块化管理，因此系统搭配非常灵活。在公司发展壮大 后业务流程发生变化时，只需做少量定制即可适应新流程。
  7. 硬件投入成本灵活 本系统采取通用TAPI技术编写传真软件，因此可通过普通Fax/voice调制解调器或ISDN以及专用传真卡设备发送传真，如果采用普通内/外置调制解调器则硬件投入成本非常低廉。本系统的短消息发送方案仅需采用现成的手机+数据线即可，在硬件成本投入上非常少。
  8. 扩充性强 系统可采用多路Modem并发的形式扩展传真发送性能，根据传真发送量随时增加Modem和电话线即可解决发送瓶颈。

功能模块

  1. 客户（会员制）网上自助预订模块
    客户通过此模块可以直接在互联网查询、浏览、预订酒店客房，并可管理个人资料。
    按各种条件检索酒店/查看酒店详细信息/房价/填写订单
    查询订单处理状态/修改订单
    会员注册/修改密码/会员登录
    修改会员个人基本资料/个人旅行资料
    查询会员个人基本资料/个人旅行资料/个人积分/消费记录/奖励记录/活动记录 此模块基于B/S结构开发，只需通过浏览器即可完成。
  2. 预订员操作模块，这是本系统最核心的模块之一。
    该模块是酒店预订的核心部分，由新订单监控、真伪判别、生成订单、酒店确认、客人确认 、夜审/消费确认、查询订单、修改订单这8个部分组成，这8个部分构成了完整的酒店预订操作流程。该部分也采取B/S结构，由订房中心客服人员一人一机凭用户帐号登录进入操作。 所有操作均在浏览器内完成，无需任何额外安装，该模块采取流水作业设计方式，既可一人跟踪一个订单的所有预订操作步骤，也可采取流水作业每人负责一个步骤的方式。
  3. 管理员操作模块
    该模块是系统管理员模块，主要完成系统的底层维护工作，该模块由以下几部分组成：
    操作员管理及权限分配 增加本系统的操作员，分配帐号、修改帐号，分配操作权限，操作权限有以下几种： 订单操作、财务操作、统计报表、资料维护、会员管理、大客户管理、操作员管理。
    工作站管理 对本系统使用的电脑进行管理，指定那些网络地址的工作站可以登录使用本系统。
    会员管理 对注册会员的管理
    系统流程及参数设置 根据本公司具体情况设置酒店预订流程。
  4. 酒店资料管理模块
    该模块是签约酒店资料及房价录入查询维护模块，可以录入管理的酒店资料包括酒店基本信息、位置交通、图片、简介、服务设施、餐饮娱乐、信用卡及各房型房价。同时还可以录入管理其它资料，包括房型、供应商、分销商等。该系统预置国内4000多家酒店详细信息，也可作为一个详尽的中国酒店黄页信息查询系统。
  5. 传真服务器模块
    本模块是一个后台传真服务器，采取PC-传真机的自动化传真发送方式，主要功能是定时扫描最新预订数据并生成酒店预订单传真给酒店确认预订情况，整个过程完全自动化，无须人工干预。本模块的增强版本是一个开放的网络传真服务器，除了完成上面的功能外，还能从公司局域网中任何一台电脑上通过此网络传真服务器对外发送传真，同时还可以进行传真群发，可极大地节省公司在通过传真方式联系供应商/合作伙伴/联络老客户/发展新客户这些方面的人力投入和通讯费用。
  6. 短消息服务器模块
    本模块是一个后台短消息服务器，采取PC-手机/GSM模块的自动化SMS短消息发送方式，主要功能是定时扫描最新预订信息并发送短消息给客人确认预订情况，整个过程完全自动化，无须人工干预，采取短消息方式通知客人和客服人员打电话同志客人相比，既可节省人力，更重要的可极大地节省通讯费用。本模块的增强版本是一个开放的网络短消息服务器，除了完成上面的功能外，还能从公司局域网中任何一台电脑上通过此网络短消息服务器对外发送短消息，同时还可以进行短消息群发，由于商旅预订客户90%以上都留下了手机号，因此通过本短消息服务器进行SMS群发在维护客户关系/发展潜在客户方面几乎是最有效的饿渠道。
  7. 对帐催款模块
    该模块由财务人员操作，是预订模块的后续操作，在每月和签约酒店对帐回收佣金时，通过此模块可以自动对本月度每个实际发生销售记录的酒店生成一张电子对帐催款单，并自动通过Modem传真给该酒店。具有失败自动重发功能，最多可重发5次。另外，系统可以设定条件进行二次催款。本模块能极大地减轻财务人员繁重的对帐、催款、发传真的工作。
  8. 报表及统计分析模块
    本模块主要完成销售统计报表和销售数据分析以及报表打印工作。销售统计报表包括本日销售报表、本周销售报表、本月销售报表、任意时段销售报表以及本日入住报表、本日离店结算报表。（在预订模块中也有详尽的订单销售统计查询功能）。数据分析包括对客户、供应商、分销商的分析。客户分析对客户数据按地区、消费金额、消费次数等参数进行客户价值贡献度分析，并附客户价值贡献度分析图表，供应商分析是对签约酒店和同行供应商的销售分析，同时附有按地区排名的前20位销售额最高的城市及销售总额柱型图。分销商是对和自己签有代理销售协议的同行、网站及其它类型分销商的销售分析。
  9. 订单自动转录汇总模块
    由于订房中心的所有订单数据存放于主服务器内，如果公司尚有网上预订部分以及分销商代理预订部分，如果这些部分和主服务器不在一个局域网中（通常如此），那么这些部分完成的订单就只好手工操作，该模块完成功能即是将网上预订部分的订单自动转录到中心订单服务器中汇总，这样，客服中心操作人员就只需在内部局域网上操作就可完成对全部来源订单的处理，无须采取人工方式将网上订单转录。
  10. 签约加盟酒店信息接口模块
    此模块有两个目的，一是提供给签约酒店一个直接的信息维护接口，可由酒店自行登录来维护、调整酒店基本资料、房价、房情，减小了订房中心的工作，同时确保了对酒店信息的正确以及详尽。并使得订房中心系统和酒店可以直接通过互联网进行订单确认、动态房情销售、对帐结算。另一方面，签约酒店通过此信息接口提供的酒店信息将是详尽实时的，使得客户在自助浏览预订时可以得到可靠的入住参考。
  11. 在线客服模块
    客人在线自助预订时，可以通过在线即时通使客人在线预订时通过类似QQ的方式直接和后台客服人员对话，以得到满意的答复。
  12. 旅游信息模块 (可选）
    该模块为附加模块，主要供客人进行在线预订时，查找旅行地的其它旅游信息。共有旅游企业黄页、旅游搜索引擎、旅游线路大全、旅游新闻和旅游论坛5个部分。
  13. 营销模块(可选）
    该模块为附加模块，配合业务系统使用，使订房中心可通过传真、短信、商业信函、Maillist等渠道进行信息群发，为订房中心和客户、签约合作方进行合同往来、客房产品促销、客户关系维护提供了强有力的软件工具。
  14. 大客户商旅服务管理系统(可选，管理企业大客户商旅服务，可作为本系统的衍生模块)
    E-BT企业商务旅行服务管理系统是为订房中心、商旅服务公司、旅行社商旅服务部门推出的一套新型商务旅行服务管理系统。通过E-BT商旅管理系统，旅行服务商可为客户提供商旅一体化的服务。通过它，差旅人员可以在任何方便的时候计划行程， 企业差旅管理人员能够及时迅速的处理好差旅问题，不占用过多的办公人员及时间；及时、准确的了解差旅的统计状况；控制费用及有利于更好的决策。企业财务人员可堵塞差旅财务漏洞；避免借、还款等手续；使出差人员同具体结算分离，获得完善完整统一的单据，避免繁杂的统计工作。

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